hr.warszawa.pl

Szkolenia językowe organizowane na potrzeby firmy mogą być postrzegane zarówno jako bonus dla pracowników, jaki i sposób podniesienia ich kwalifikacji, a tym samym umożliwienie im efektywniejszej i mniej stresującej pracy. Wydawałoby się, że samo zaoferowanie przez pracodawcę szkoleń językowych zorganizowanych na potrzeby swoich pracowników, co zazwyczaj spotyka się z dużą przychylnością wszystkich potencjalnych słuchaczy, oznacza wysoki poziom motywacji. Wobec powyższego można zastanawiać się czy regulamin kursów i / lub umowa z pracownikiem są w ogóle potrzebne? Doświadczenie uczy, że powtarzający się scenariusz to:

• ogromne zainteresowanie na początku roku szkolnego


• w trakcie kursu coraz więcej osób przestaje uczęszczać na zajęcia (z wielu powodów: obciążenia obowiązkami służbowymi, braku czasu, problemów z punktualnym stawieniem się na zajęcia etc.)


• pod koniec roku szkolnego, pomimo wysokiej motywacji na starcie, ilość słuchaczy kończących kurs może spaść nawet do 60%.

Ustalenie regulaminu przed przystąpieniem do organizacji kursów (czyli przed przeprowadzeniem analiz potrzeb i testów kwalifikacyjnych) powoduje, że decyzja pracownika o przystąpieniu do długofalowego szkolenia jest przemyślana i świadoma. Co warto zapisać w regulaminie kursów?

1. Cel kursu (np. osiągnięcie danego poziomu zaawansowania, uzyskanie certyfikatu itp.)


2. Uczestnicy kursów
   
   • kto może uczyć się języków obcych
   
   
   • warunki przystąpienia do nauki
   
   
   • tryb zgłaszania uczestnictwa


3. Organizacja kursów
   
   • testy kwalifikujące
   
   
   • wielkość grup
   
   
   • miejsce i czas zajęć
   
   
   • tryb odwoływania zajęć


4. Zasady uczestnictwa w zajęciach
   
   • udział w zajęciach – wymagana frekwencja
   
   
   • zawieszenie uczestnictwa, usprawiedliwione nieobecności
   
   
   • zmiana grupy
   
   
   • postępy w nauce
   
   
   • rezygnacja z kursu


5. Odpłatność
   
   • za zajęcia
   
   
   • za podręczniki


6. Koordynacja kursów (dział szkoleń, system starostów, osoby koordynujące przebieg kursów ze strony wykonawcy usługi).

Szkolenia językowe w tradycyjnym systemie kursów stacjonarnych są przedsięwzięciem długofalowym, wymagają systematycznego poświęcania czasu przez słuchaczy, a efekty szkolenia nie pojawiają się natychmiast. Wyznaczenie celów bliższych (podjęcie nauki) i dalszych (np. osiągnięcie danego poziomu zaawansowania w posługiwaniu się językiem obcym) jest niezwykle istotnym czynnikiem motywującym osoby dorosłe, zwłaszcza w obliczu znacznego obciążenia podstawowymi obowiązkami służbowymi. Ustalenie zasad szkoleń językowych przed rozpoczęciem kursów spełnia istotne funkcje motywujące:

• wyznaczenie celów szkolenia – może to być np. uzyskanie certyfikatu ukończenia kursu na określonym poziomie lub certyfikatu międzynarodowej instytucji (np. British Council, LCCI, Goethe Institut, Institut Français)


• obustronne zobowiązanie – pracodawca zobowiązuje się do zapewnienia pracownikom możliwości podniesienia kwalifikacji, natomiast pracownik zobowiązuje się do należytego wykorzystania danej mu możliwości, potwierdzonego przez osiągnięte wyniki w nauce


• określenie zasad współpracy – czynnik dyscyplinujący, postawienie konkretnych, bieżących wymogów wobec słuchaczy (np. wymagania dotyczące frekwencji).

Udział pracownika w koszcie kursu języka obcego, wbrew pozorom, jest jednym z istotnych czynników motywujących. Zaangażowanie finansowe na pewno powoduje wzrost wymagań wobec kursu i osób prowadzących, z drugiej strony jednak zwiększa zaangażowanie samego pracownika. Pracodawca może zdecydować się na:

• partycypowanie pracownika w kosztach szkolenia przez cały czas jego trwania


• zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę a przypadających na pracownika, jeśli ten nie wywiązał się z regulaminowych zobowiązań, np. nie ukończył kursu z wynikiem pozytywnym, zrezygnował w trakcie kursu itp.

W obu przypadkach słuchacze ponoszą bądź mogą ponieść koszty związane z kursem, a więc zawarcie umów staje się koniecznością. Inaczej niż regulamin kursu, umowy zazwyczaj zawierane są w momencie rozpoczęcia kursów, kiedy znany jest podział na grupy według stopnia znajomości języka. Zakładając istnienie regulaminu kursów umowa stanowi doprecyzowanie warunków uczestnictwa, zasad odpłatności i systemu rozliczeń. Dobrym pomysłem wydaje się dołączenie regulaminu kursów do umowy, jako jej załącznik.

Jakie punkty zawrzeć w umowie?

1. Zobowiązania pracodawcy
   
   • skierowanie pracownika na kurs (język, poziom, czas trwania lub ilość jednostek lekcyjnych)
   
   
   • poniesienie kosztów (całość bądź część – udział procentowy, określona kwota)
   
   
   • zapewnienie możliwości systematycznego uczestniczenia w zajęciach (opuszczenie stanowiska pracy w celu udania się na zajęcia, ewentualne zaliczenie części lub całości czasu trwania kursu do przepracowanego przez pracownika czasu pracy)


2. Zobowiązania pracownika
   
   • systematyczne uczestniczenie w zajęciach
   
   
   • przystąpienie do egzaminu końcowego i zdanie go z wynikiem pozytywnym
   
   
   • poniesienie części kosztów kursu (udział procentowy lub określona kwota)
     
     lub
   
   
   • zwrot kosztu przypadającego na słuchacza, jeśli ten nie wywiązał się z postanowień regulaminu kursu i / lub zawartej umowy


3. System i forma rozliczeń pomiędzy pracodawcą a pracownikiem
   
   • potrącenia miesięczne lub rozliczenie kosztów po zakończeniu pewnego etapu kursu
   
   
   • rozliczenie kosztów w momencie rezygnacji pracownika z kursu
   
   
   • rozliczenie kosztów w momencie rozwiązania umowy o pracę
   
   
   • formy płatności (potrącenia, faktury).

Co warto wziąć pod uwagę przy planowaniu szkoleń językowych, konstruowaniu regulaminu kursów i umów?

Informacja na temat wykonawcy usługi – instytucji, która będzie szkolenia prowadziła. Kursy języków obcych mają formę szkolenia ciągłego i zobowiązanie, jakie podejmują pracownicy jest długookresowe (najczęściej 10 miesięcy), stąd rzetelna informacja na temat doświadczenia i osiągnięć szkoły jest istotnym czynnikiem wpływającym na podjęcie decyzji przez pracownika.

Wymagania stawiane pracownikom dotyczące frekwencji, sprawdzianów, odwoływania zajęć – większość szkół prowadzących kursy języków obcych dla firm ma ustalone wewnętrznie zasady przyznawania certyfikatów ukończenia kursów, np. 70% rocznej frekwencji i wynik testu powyżej 60%. Przed ogłoszeniem regulaminu kursów wymagania te powinny zostać ujednolicone i jasno określone, nie mogą się one zmieniać w czasie trwania kursu.

Specyfika pracy słuchaczy – jednolite wymagania dotyczące frekwencji nie sprawdzą się tam, gdzie uczestnikami kursów są np. osoby często wyjeżdżające w delegacje, a więc z racji wykonywanej pracy nie są w stanie spełnić jednego z punktów regulaminu. Wyjściem może być odrębna oferta skierowana do tej grupy osób (np. zajęcia indywidualne, cykliczne kursy intensywne).

Dodatkowa motywacja czyli nagrody dla osoby / osób, które poczyniły największe postępy w nauce, może to być oferta wyjazdu na zagraniczny kurs, zwrot kosztów kursu poniesionych przez pracownika, zwrot kosztów certyfikatu zewnętrznego (FCE, BEC, DALF itp.) bądź inna forma wyróżnienia.

A więc jak zachęcić (a nie zniechęcić) pracownika poprzez regulamin kursu i/lub umowę?

Pracodawca: